Herzlich Willkommen im ZKW Hinweisgeberportal!
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Informationen
Helfen Sie mit, unrechtmäßiges Verhalten wie beispielsweise Betrug oder Korruption aufzudecken!
ZKW hat als international tätiges Unternehmen die Verpflichtung und das Selbstverständnis, verantwortungsvoll und rechtmäßig zu handeln. Dieser Verantwortung stellen wir uns als Unternehmen und als Teil der Gesellschaft und sichern damit dauerhaft unseren wirtschaftlichen Erfolg.
Das Ansehen und Vertrauen, das wir bei unseren Kundinnen und Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern wie auch in der Gesellschaft genießen, kann durch unangemessenes Verhalten auch Einzelner schwer beschädigt werden. Wir alle tragen gemeinsam die Verantwortung für das Ansehen unseres Unternehmens.
Haben Sie als Geschäftspartnerin / Geschäftspartner oder ZKW Mitarbeiterin / Mitarbeiter den begründeten Verdacht eines inakzeptablen Verhaltens, welches gegen Gesetze oder ZKW-Unternehmensrichtlinien (zum Beispiel den „Code of Conduct“ o.Ä.) verstößt, möchten wir Sie aktiv dazu anhalten, diesbezügliche Umstände über unser Hinweisgeberportal in anonymer oder nicht anonymer Form zu melden.
Wir wahren Ihre Anonymität. Das Hinweisgeberportal („Whistleblowing-Plattform“) ist durch zahlreiche technische Maßnahmen (z.B.: kein Speichern von Logs, Metadaten, personenbezogenen Daten, etc.) so konzipiert, dass keinerlei Rückschlüsse auf die Hinweisgeberin / den Hinweisgeber gezogen werden können. Egal, ob Sie eine anonyme oder nicht-anonyme (mit Angabe zB. des eigenen Namens) Meldung abgeben, dieses Set-Up ist immer gleich.
Es besteht die Möglichkeit, bei Abgabe einer Meldung sich die vorgeschlagenen Log-In Daten zu speichern. Einerseits wird dadurch der Hinweisgeberin / dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben, den Status der eigenen Meldung im System abzufragen und eventuell noch zusätzliche Informationen über eine geschützte Konversation zu übermitteln. Andererseits ist es den zuständigen Compliance-Beauftragten möglich, in der spezifischen Sache Rückfragen zum Sachverhalt an die Hinweisgeberin / den Hinweisgeber zu stellen, um erfolgreich weitere geeignete Schritte zur Aufklärung setzen zu können.
Fragen
Warum soll ich eine Meldung abgeben?
Um wirtschaftskriminelles, betrügerisches und somit für ZKW schädliches Verhalten zu entdecken, braucht es aufmerksame Personen bei und rund um ZKW. Sie können als solche einen wesentlichen Beitrag leisten, um unerwünschtes und unrechtmäßiges Verhalten sicher, nachhaltig und so bald als möglich zu stoppen. So tragen sie zu einem erfolgreichen, zukunftsfähigen Unternehmen bei.
Welche Meldungen sind hilfreich?
Alle ernstlichen Meldungen, die einen Verstoß gegen geltende gesetzliche Regelungen wie gegen hausinterne Vorgaben und Richtlinien (zB.: Code of Conduct, etc.) aufzeigen, helfen. Sie müssen einen begründeten Verdacht auf Verstöße glaubhaft machen können.
Wie läuft ein Meldeprozess ab?
Um eine anonyme oder nicht-anonyme Meldung abzugeben, klicken Sie bitte auf den Button „Meldung eingeben“. Sie werden weitergeleitet zur Seite von unserem externen Anbieter. Wählen Sie bitte „Neuer Fall“. Der Meldungsprozess umfasst einige essenzielle, zwingend zu machende Angaben wie beispielsweise Betreff, Standort, Vorfallbeschreibung und Datum. Sollten sie nicht anonym bleiben wollen, können Sie am Ende der Meldung „Anonym bleiben“ abwählen und Ihre Daten eingeben.
Das Speichern (zB.: durch copy/paste) der Zugangsdaten (Meldungs-ID und Passwort), die nach erfolgreicher Eingabe der Meldung am Bildschirm erscheinen, ermöglicht es Ihnen, den Status Ihrer abgegebenen Meldung abzufragen wie auch etwaige Rückfragen über das Konversationsfeld zu beantworten bzw. selbst an die Bearbeiter Fragen zu stellen – selbst nach erfolgreicher Abgabe der Meldung. Die Anonymität über das System bleibt dabei permanent gesichert. Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Ihre Identität erkennen lassen, ist diese technisch durch das AKARION Whistleblowing System geschützt. Von zentraler Relevanz und zentralem Interesse für ZKW ist der Inhalt der Meldung und die Qualität dieser, nicht die Identität der Hinweisgeberin / des Hinweisgebers.
Sollten Sie anonym bleiben wollen, geben Sie keine Daten bekannt, aus denen Rückschlüsse auf die Person gemacht werden können. Angaben zu persönlichen Daten sind in keinem der Schritte erforderlich.
Wie kann ich mit Bearbeitenden in Kontakt treten? Erhalte ich dort anonym Rückmeldung?
Die am Ende der eingegebenen Meldung erscheinenden Daten (Meldungs-ID und Passwort) können von Ihnen gespeichert werden. Notieren / Kopieren Sie sich beides, um auf die abgegebene Meldung wieder zugreifen zu können. Um die Meldung abzurufen, gehen Sie bitte erneut auf den Link „Meldung eingeben“. Von dort werden Sie wieder weitergeleitet zum externen Anbieter; hier können Sie nun „Fall öffnen“ wählen und sich mit den Zugangsdaten einloggen.
Mit diesen Zugangsdaten können Sie jederzeit den Status Ihrer Meldung abfragen. Auch können zuständige Bearbeitende Rückfragen zu einer Meldung stellen, sofern betreffend dem geschilderten Sachverhalt Unklarheiten auftreten oder weitere Informationen benötigt werden. Auch im Zuge dieser möglichen Kommunikation bleiben Sie durchgehend anonym.
Wie wird mit meiner Meldung bei ZKW verfahren?
Die Meldung wird ZKW-intern von zuständigen Compliance-Beauftragten gesichtet und erstbearbeitet. Sollte eine Abteilung außerhalb für die Bearbeitung in Frage kommen, so wird der Inhalt zur weiteren Bearbeitung an die entsprechende Abteilung kommuniziert.
Personen, denen unrechtmäßiges Verhalten durch eine Meldung vorgeworfen wird, können die Möglichkeit erhalten, sich zu den gemachten Vorwürfen zu äußern.
Sollte es zu einer Überprüfung und Ermittlungen kommen, so können interne wie externe Ermittlerinnen und Ermittler diese durchführen. In Ausnahmefällen kann es sein, dass Angaben aus der Meldung Behörden offenzulegen sind.
Es wird über das Konversationsfeld Rückmeldung gegeben, inwieweit mit der Meldung verfahren wird. Ein etwaiger Ausgang der Ermittlungen kann auf Grund datenschutzrechtlicher Vorgaben nicht kommuniziert werden.
Was kann ich tun, wenn ich vergeltenden Maßnahmen ausgesetzt bin?
Sollten sie den begründeten Verdacht haben, dass – auf Grund einer von Ihnen abgegebenen Meldung – Ihnen gegenüber Vergeltungsmaßnahmen gesetzt werden, so können Sie eine neue Meldung abgeben. Jegliche unsubstantiierte oder auch falsche Meldung kann jedoch ernsthafte Folgen für die Hinweisgeberin / den Hinweisgeber nach sich ziehen.